Sekretariat und Mitglieder

In der Folge werden Zuständigkeiten, Verantwortung, Personalien, Aufgaben und Informationsflüsse im Ressort Sekretariat und Ressort Mitglieder des LSV Basel festgehalten. Diese Vorlage hilft den Mitarbeitenden des Ressorts Sekretariat, Ressort Mitglieder, dem Vorstand und den Mitgliedern des LSV Basel bei der Zusammenarbeit.

Ziel

  • Die Kommunikationswege kanalisieren, um Doppel- oder Fehlinformationen möglichst auszuschliessen.
  • Die Ressortleitung ist auf dem aktuellen Informationsstand.
  • Die Aufgabengebiete im Ressort sind definiert und getrennt.

Kontakt

  • Für die Kontaktaufnahme mit dem Ressort Sekretariat oder dem Ressort Mitglieder steht die E-Mail-Adresse hc.bvslnull@tkatnok zur Verfügung.

Informationsflüsse

  • Eingehende E-Mails werden umgehend bearbeitet (Kopie an Stellvertretung). Die Verantwortlichen Sekretariat oder Mitglieder erkennen am Inhalt wer von ihnen zuständig ist und handeln dementsprechend.
  • Die Verantwortlichen des Ressort Sekretariat und Ressort Mitglieder stellvertreten sich gegenseitig.

Aufnahmeverfahren Neumitglieder

  1. Das Neumitglied füllt das Beitrittsformular online aus.
  2. Eine automatische E-Mail geht an hc.bvslnull@tkatnok.
  3. Neuer Benutzer durch das Web-Team oder Ressort Mitglieder auf der Webseite erfassen.
  4. Versand Begrüssungsschreiben und LSVB-Shirt-Bestellformular (gratis Wettkampf-Shirt) per E-Mail durch Ressort Mitglieder.
  5. Ressort Mitglieder pflegt eine Mitgliederliste (Excel).

Austritte

  1. Eine Austrittsmeldung geht ein.
  2. Die Austrittsmeldung wird dem gesamten Vorstand und dem Web-Team mitgeteilt.
  3. Ressort Mitglieder mutiert das Mitglied auf der Excel-Liste und deaktiviert den Benutzer auf der Webseite.
  4. Ressort Mitglieder bestätigt dem Mitglied den Austritt. Ausnahme: Unfreundliche Austritte beantwortet der Präsident.